Extra uren vaststellen

Benodigde stukken / informatie

Zie werkinstructie Toekennen exu eerste aanvraag of werkinstructie Toekennen vervolgaanvraag exu

Vaststelbeleid

1. Algemeen:

Je onderscheidt drie soorten declaraties bij extra uren:

• forfaitaire vergoeding bij A-Besluit;
• vaststelling deelbesluit EXU bij vervolgaanvraag;
• einddeclaratie.

1.1 Forfaitaire vergoeding bij eerste toekenning extra uren (A-Besluit)

Je stelt de forfaitaire vergoeding op de gebruikelijke wijze vast, zie de toepasselijke werkinstructies vaststellen.

Uitgezonderd reistijd en reiskosten, deze worden pas bij de einddeclaratie vergoed.

1.2 Vaststelling deelbesluit extra uren (EXU) bij vervolgaanvraag

Als je de beslissing hebt genomen om extra uren toe te kennen, dan stel je de eerder toegekende uren vast.

Zijn de toegekende extra uren nog niet volledig besteed, dan meld je dit in de EXU-beslissing. Je brengt bij vaststelling de nog niet bestede uren niet in mindering, bij de toekenning van de nieuwe extra uren is rekening gehouden met deze uren. Zie voorbeeld, onderdeel 2.

1.3 Einddeclaratie

Bij de einddeclaratie stel je de totale declarabele werkzaamheden in het dossier vast die de advocaat heeft verricht, waaronder die van het laatste deelbesluit. Zie voorbeeld, onderdeel 3. Je vergoedt de cumulatieve reistijd en reiskosten. Eventuele proceskostenvergoeding of vergoeding door derden breng je in mindering op de vaststelling.

1.4 Geen toeslagen bij extra uren

De toeslagen voor het bijwonen van getuigenverhoren, zitting, gevangenhouding, opvolging e.d. gelden niet in extra urenzaken ( ECLI:NL:RVS:2006:AX9070).

1.5 Buiten behandeling stelling

Zie paragraaf 1.7 van werkinstructie Eerste aanvraag extra uren.

2. Forfaitair vastgesteld als advies, bij einddeclaratie blijkt procedure

Als er extra uren zijn toegekend voor advies en bij einddeclaratie blijkt dat toch sprake is geweest van een procedure, dan pas je de forfaitaire vergoeding aan naar een procedurevergoeding, inclusief toeslagen e.d.

Bijvoorbeeld

Een zaak heeft 18 punten. De forfaitaire tijdsgrens bij een advieszaak is 20 uur. Er zijn 20 extra uren toegekend in de adviesfase. De forfaitaire vergoeding is uitbetaald voor advies (10 punten). De advocaat heeft toestemming gekregen om in totaal 40 uur (20 uur forfaitair en 20 extra uren) aan de zaak te besteden.

Bij declaratie van de extra uren blijkt alsnog een procedure te zijn gevoerd. De tijdsgrens bij procedure ligt op 36 uur (2 x 18). Je past de forfaitaire vergoeding aan naar procedurevergoeding, en let daarbij op eventuele toeslagen. Totale toestemming 40 uur, minus forfaitair 36 uur, resteert 4 uur te vergoeden als EXU.

Als door het verschil in tijdgrens tussen advies en procedure de advocaat achteraf gezien te laat is met zijn aanvraag extra uren, dan werp je dat de advocaat niet tegen.

Bijvoorbeeld

Een zaak heeft 18 punten. De forfaitaire tijdsgrens bij een advieszaak is 20 uur. Er zijn 10 extra uren toegekend in de adviesfase. De forfaitaire vergoeding is uitbetaald voor advies (10 punten). De advocaat heeft toestemming gekregen om in totaal 30 uur (20 uur forfaitair en 10 extra uren) aan de zaak te besteden.

Bij declaratie van de extra uren blijkt alsnog een procedure te zijn gevoerd. De tijdsgrens bij procedure ligt op 36 uur (2 x 18). Je past de forfaitaire vergoeding aan naar procedurevergoeding, en let daarbij op eventuele toeslagen. Je stelt geen extra uren vast, want de werkzaamheden waarvoor toestemming is verleend, vallen binnen het forfait.

3. Forfaitair vastgesteld als procedure, bij declaratie extra uren blijkt advies of procedure niet gediend.

Als er extra uren zijn toegekend voor procedure en bij (eind)declaratie blijkt dat toch sprake is geweest van advies of de zaak heeft niet gediend, dan beoordeel je opnieuw of de werkzaamheden doelmatig zijn verricht.

A.  Alle uren zijn doelmatig besteed.

Je past  de forfaitaire vergoeding aan naar een advies- c.q. procedure-niet-gediend-vergoeding en betaalt de toegekende extra uren uit.

Bijvoorbeeld

Een zaak heeft 18 punten. De forfaitaire tijdsgrens bij een procedure is 36 uur (2 x 18). Er zijn 20 extra uren toegekend in de veronderstelling dat er een procedure zou volgen. In totaal mag de advocaat dus 56 uur (36 uur forfaitair en 20 extra uren) aan de zaak besteden.

Bij declaratie van de extra uren blijkt dat de zaak is geschikt, nog voordat deze ter zitting is behandeld. Nu wordt de tijdgrens verlaagd naar 20 uur (2 x 10 punten bij een advieszaak). Advocaat is dan formeel te laat met zijn verzoek extra uren, maar dit werp je de advocaat niet tegen. Na toestemming extra uren zijn nog 18 declarabele uren besteed. Het totaal aantal gewerkte, declarabele uren komt hiermee op 54 (36 + 18). De advocaat heeft dus nog recht op vergoeding van 34 extra uren (54 gewerkte uren – 20 forfaitair).

B.  Niet alle uren zijn doelmatig besteed.

Je stelt het aantal declarabele uren vast. Je past de forfaitaire vergoeding aan naar een advies- c.q. procedure-niet-gediend-vergoeding. Je betaalt het aantal uren boven de forfaitaire tijdgrens uit.

4. Vergoeding extra uren en samenhang

Zie subpagina samenhang.

5. Overname en eigen bijdrage = handmatige VAX berekening

Als advocaat A zowel de primaire toevoeging heeft ontvangen als het EXU-besluit, dan wordt conform afspraken hierboven, het forfait aan advocaat A uitbetaald.

In de EXU-fase neemt advocaat B de zaak over. Aan de klant wordt een eigen bijdrage OPV opgelegd.

Bij beëindiging van de zaak moet, voor een correcte berekening van de VAX, de eigen bijdrage EXU handmatig vermeerderd worden met de eigen bijdrage OPV. Het systeem brengt niet automatisch het volledige bedrag aan eigen bijdrage in mindering op de vergoeding van advocaat B. Zie de printscreens van het handmatige proces (pdf, 781 kB).

6. Resultaatbeoordeling

Ook bij extra uren is de resultaatbeoordeling van toepassing. Zie werkinstructie Resultaatbeoordeling.

Achtergrondinformatie

Jurisprudentieoverzicht extra uren

Tabel basisbedragen