Mediation extra uren (EXU) toekennen en vaststellen

Werkinstructie
Mediation extra uren

Benodigde stukken/ informatie bij toekenning

Benodigde stukken/ informatie bij vaststelling

  • toekenningsbeslissing extra uren
  • einddeclaratie inclusief overzicht gereisde kilometers

Algemeen

Bestede tijd aan de mediation

Waar in deze werkinstructie ‘bestede tijd aan de mediation’ aan de orde is, wordt het volledig aantal uren bedoeld dat is besteed in de zaak, te verdelen over het aantal toevoegingen/partijen.

Begroting

De begroting Extra uren moet de totale tijd bevatten die nog nodig is om de mediation af te ronden ongeacht het aantal toevoegingen dat voor die mediation is verstrekt.

EXU-beleid, toekennen

Je kent bij hoge uitzondering op aanvraag van de mediator extra uren mediation toe, als de mediator gemotiveerd aangeeft dat aan alle hier onderstaande voorwaarden is voldaan ( artikel 8 Btm):

  • de voortzetting van de mediation doelmatig is.
  • de mediator 20 uren of meer aan de mediation moet besteden;
  • er sprake is van een relevant feitencomplex en/of bijzondere rechtsvragen;

Tijdige aanvraag

Je beoordeelt of de mediator de aanvraag om extra uren heeft ingediend vóórdat de 20 uur (forfait) bereikt zijn.

Uren boven het forfait, die al zijn besteed vóór de ontvangst van de aanvraag extra uren, komen in beginsel niet voor vergoeding in aanmerking. Dit licht je toe in de beschikking.

Als de mediator de extra uren na afronding van de mediation aanvraagt, dan kun je de extra uren niet toekennen. Je wijst de aanvraag extra uren af met tekstcode 411.

Doelmatigheid

Je kent extra uren uitsluitend in hele bijzondere gevallen toe. Het moet dan gaan om zaken die naar hun aard zo complex zijn dat zij in vergelijking met soortgelijke zaken niet binnen de declarabele 20 uren kunnen worden afgedaan.

Alleen de contacturen en het daaraan gekoppelde maximum aan overige werkzaamheden zijn declarabel. Daarbij mogen overige werkzaamheden nooit hoger zijn dan het totaal aantal contacturen.

Je beoordeelt een aanvraag extra uren mediation op doelmatigheid van de bestede/nog te besteden uren, om te kunnen beoordelen of sprake is van een bewerkelijke zaak. Je toetst of de zaak een zodanig karakter heeft dat in alle redelijkheid verwacht kan worden dat de partijen tot onderlinge overeenstemming kunnen komen. Het toekennen van extra uren kan dan doelmatig zijn omdat het afbreken van mediation tot gevolg heeft dat partijen hun geschil alsnog via advocaten gaan uitprocederen.

Als aangegeven wordt dat partijen niet voldoende willen meewerken aan het slagen van de mediation nemen we aan dat voortzetting van de mediation niet doelmatig is.

Redelijk tijdsbestek

Je toetst of de zaak naar verwachting binnen redelijk tijdbestek ook daadwerkelijk buiten rechte opgelost kan worden. De werkzaamheden van de mediator moeten uitdrukkelijk het karakter hebben van bemiddeling in de zin van procesbegeleiding en niet het karakter krijgen van belangenbehartiging.

De extra toe te kennen uren blijven, gelet op het doelmatigheidscriterium, daardoor altijd beperkt tot de tijdsbesteding voor nog 1 à 2 bijeenkomsten met de gemaximeerde tijd voor verslagleggingen en overige werkzaamheden.

Is enkel sprake van een onverzoenlijke houding of geen danwel onvoldoende medewerking, dan wijs je het verzoek om extra uren af omdat de mediation niet doelmatig is.

Toekenning extra uren meerdere toevoegingen/partijen

Je geeft per toevoeging toestemming voor het besteden van extra uren. Dit betekent dat je in de meeste gevallen de totale begrote tijd door twee deelt (echtscheiding). Per toevoeging ken je dus de helft van de begrote uren toe, ook als slechts één van rechtzoekenden is toegevoegd.

Je kent volle uren toe, hierbij rond je als volgt af: 0,01-0,49 wordt afgerond naar beneden, 0,50-0,99 wordt afgerond naar boven. Wordt in een mediation van twee partijen om 11 uur extra uren gevraagd, dan is dit 5,5 uur per persoon. Je kent aan de toegevoegde partij 6 extra uren toe.

EXU-beleid, vaststellen

Declaratie extra uren/einddeclaratie

Na afronding van de mediation stuurt de mediator de toekenningsbeslissing met de einddeclaratie naar de rechtbank (na doorverwijzing) of de Raad. Hierbij voegt hij een (aanvullende) urenspecificatie en verder dezelfde stukken als bij een gewone vaststelling.

Een toekenning extra uren is een voorlopige beslissing. Bij de einddeclaratie stel je het aantal declarabele extra uren en de kostenvergoeding(en) vast. Je vergoedt nooit meer dan het aantal toegekende extra uren.

Wet- en regelgeving