Veelgestelde vragen over het aanvragen van een toevoeging of declaratie

Hieronder vindt u een overzicht van veelgestelde vragen over aanvragen van een toevoeging, een vergoeding, een declaratie of extra uren.

Staat uw vraag er niet tussen? Neem dan contact op met de helpdesk.

Het indienen van een aanvraag

Welk formulier moet ik kiezen bij ‘Nieuwe aanvraag toevoeging’?

Het formulier Asiel is bedoeld voor:

  • Beroep, Hoger Beroep en VoVo na afwijzing eerste aanvraag Verblijfsvergunning Asiel;
  • Beroep en Hoger Beroep tegen afwijzing Verblijfsvergunning Asiel onbepaalde tijd;
  • Voornemen, Beroep en Hoger Beroep bij intrekking van de Verblijfsvergunning Asiel.


De AC’s geven toevoegingen af voor de eerste aanvraagprocedure verblijfsvergunning asiel (zaakcode V060). Als u van mening bent dat er binnen een verknocht verband een tweede toevoeging moet worden afgegeven (zie hiervoor Kenniswijzer), kunt u deze ook met dit formulier aanvragen.

Voor het aanvragen van een toevoeging voor een herhaalde asielprocedure zijn aparte formulieren beschikbaar. Procedures die betrekking hebben op een herhaalde aanvraag, beroep of hoger beroep tegen een besluit in een herhaalde procedure, moeten worden aangevraagd via het formulier ‘Vervolgaanvraag Asiel (V070 reeks)’.

Het formulier ‘Aanvraag toevoeging Vreemdelingenrecht’ is bedoeld voor alle procedures die betrekking hebben op ‘Verblijfsvergunning regulier en Naturalisatie’. Voor herhaalde procedures in regulier vreemdelingenrecht is het formulier ‘Vervolgaanvraag Vreemdelingenrecht Regulier (V080 reeks)’ beschikbaar.

Hoe kan ik een aanvraag vergoeding extra uren indienen via Mijn RvR?

Het proces extra uren is nog niet volledig beschikbaar in Mijn RvR. De aanvraag vergoeding extra uren stuurt u per post naar ons centraal postadres: Postbus 70503, 5201 CD 's-Hertogenbosch.

Alleen als uw aanvraag vergoeding extra uren tegelijkertijd ook een herhaald verzoek om extra uren is, kunt u als volgt werken in Mijn RvR:

  • Vul het papieren declaratieformulier ‘Aanvraag vergoeding extra uren’ in en geef aan dat het niet om een einddeclaratie gaat;
  • Scan dit formulier en de relevante bijlagen in;
  • Dien een nieuw verzoek om extra uren in via het formulierenoverzicht;
  • Voeg het bestand met de declaratie toe aan de aanvraag;
  • De medewerker die uw verzoek om extra uren beoordeelt, neemt de bijlage in behandeling als declaratie extra uren.


Let op: de aanvraag extra uren of aanvraag vergoeding extra uren ziet u niet in het webdossier van Mijn RvR.

U kunt een aanvulling in een verzoek om extra uren niet via Mijn RvR versturen. Dat kan alleen per post. Wij verzoeken u vriendelijk de originele brief, waarin wij om informatie vragen, bovenop te leggen.

Hoe kan ik een aanvraag voor een Lichte Advies Toevoeging (LAT) indienen?

Niet alle aanvraagformulieren zijn beschikbaar in Mijn RvR. Het aanvraagformulier voor de Lichte Advies Toevoeging is beschikbaar op www.rvr.org. U stuurt het ingevulde formulier per post aan het centrale postadres van de Raad: postbus 70503, 5201 CD 's-Hertogenbosch.

Hoe kan ik een piketdeclaratie of mutatie piketdeclaratie indienen?

Het indienen van piketdeclaraties en mutatie hierop, is niet mogelijk via Mijn RvR. Deze declaraties kunt u per post sturen naar de Raad. Gebruik hiervoor het centrale postadres: postbus 70503, 5201 CD, 's-Hertogenbosch.

Declaratieformulieren voor piket kunt u opvragen via de afdeling Piket.

Hoe kan ik een aanvraag mutatie 'in de plaatsstelling' of 'overname' indienen?

Omdat u zelf nog geen eigenaar bent van het dossier in Mijn RvR, kunt niet via Mijn RvR verzoeken een zaak over te nemen. In dit geval kunt u het formulier 'Mutatie toevoeging' op www.rvr.org gebruiken.

Zijn u en uw collega werkzaam bij hetzelfde kantoor en wilt u 'in de plaatstelling' aanvragen? Uw collega kan dan zelf, als huidige eigenaar van het dossier, via 'zoek webdossier' dit mutatieverzoek voor u versturen. U ziet het webdossier pas in Mijn RvR, als het mutatieverzoek is ingewilligd.

Moet ik bij elke aanvraag opnieuw alle klantgegevens invoeren?

In Mijn RvR zit geen klantendatabase. U moet de gegevens daarom opnieuw invoeren bij een nieuwe aanvraag. Er zijn wel koppelingen met verschillende kantoorapplicaties waaronder Legal Eagle en BaseNet. Wilt u weten of uw software kan exporteren naar Mijn RvR? Benader dan uw systeembeheerder of applicatiebeheerder.

Kan ik (klant)gegevens uit een eerdere aanvraag kopiëren?

Om te voorkomen dat onjuiste gegevens worden gekopieerd is dat niet mogelijk.

Is het invullen van een Burgerservicenummer of vreemdelingennummer van mijn cliënt verplicht?

Een cliënt moet zich kunnen legitimeren. Daarom verwachten we van u dat u verifieert wie uw cliënt is. De aanvragen die via Mijn RvR zijn ontvangen, worden automatisch ingelezen in onze administratie.

Er vindt altijd een zogenaamd ‘elektronisch berichtenverkeer' plaats met Basisregistratie Personen (BRP), de Belastingdienst en de Basisvoorziening Vreemdelingen (BVV). Zonder de correcte en volledige gegevens is dat niet mogelijk en kunnen we uw aanvraag toevoeging niet behandelen.

Mijn cliënt weet zijn Burgerservicenummer niet of realiseert zich niet dat hij dat al wel heeft. Mag ik dan het vreemdelingennummer invullen?

Als er een Burgerservicenummer is, dan moet dat vermeld worden. Het vreemdelingennummer is hiervoor geen vervanging. U kunt uw (nieuwe) cliënten op deze vraag voorbereiden door op uw eigen website hierover uitleg te geven.

Ik heb het Burgerservicenummer en/of vreemdelingennummer ingevuld en krijg nu de melding dat het nummer niet voldoet aan de ‘elfproef’. Hoe kan dat?

De elfproef is een formule waarmee de geldigheid van een Burgerservicenummer of vreemdelingennummer wordt geverifieerd. Als u deze melding krijgt, is het door u ingevoerde nummer geen geldig Burgerservicenummer of vreemdelingennummer.

Controleer of u per abuis het IND-nummer heeft aangezien voor het vreemdelingennummer of een typefout heeft gemaakt.

Mijn cliënt heeft geen Burgerservicenummer of vreemdelingennummer. Hoe kan ik de aanvraag indienen?

De mogelijkheid bestaat om de aanvraag via Mijn RvR helemaal in te vullen en uit te printen als concept. Het veld voor Burgerservicenummer of vreemdelingennummer kunt u overslaan. Als de aanvraag is geprint, kunt u aangeven dat uw cliënt geen Burgerservicenummer of vreemdelingennummer heeft. De geprinte aanvraag kunt u per post aanbieden.

Waarom moet ik verplicht een bedrag invullen bij ‘Financieel Belang’ in het formulier Straf?

Ook in het strafrecht wordt op belang getoetst. Bijvoorbeeld in een zaak die dient bij het kantongerecht, bij hoger beroep of bij cassatie.
De drie opties zijn: Nee, Ja en Nog onbekend. Alleen bij ‘Ja’ wordt om een bedrag gevraagd.

Ik ben iets vergeten te vermelden in mijn aanvraag die ik al heb verstuurd. Wat kan ik doen?

Kijk eerst of de aanvraag al in behandeling is bij de Raad. De aanvraag wordt dan niet meer getoond in het scherm ‘In afwachting van behandeling’. Staat de aanvraag nog op het scherm? Dan kunt u daarin geen aanpassingen meer doorvoeren.

Zodra de aanvraag in behandeling is genomen, verschijnt deze op het scherm 'In behandeling'. Vanaf dat moment kunt u via 'Zoek webdossier' de aanvraag inzien en aanvullen. Klik bij 'Historie Toevoegen' op de knop 'Aanvullen'. U krijgt dan een formulier te zien waarin u kunt aangeven wat u wilt wijzigen of aanvullen. U kunt daaraan bijlagen toevoegen.

Let op: bent u deelnemer High Trust? Dan werkt de hierboven beschreven werkwijze niet voor een aanvraag toevoeging. Deze aanvraag wordt namelijk automatisch geregistreerd, beoordeeld en afgegeven. De 'aanvulling' komt wel in het dossier terecht, maar wordt niet door een medewerker gezien. Neem in dit geval contact op met de helpdesk High Trust. Afhankelijk van de situatie kan de medewerker uw aanvraag uit het geautomatiseerde proces halen.

Bij sommige vragen geeft het formulier aan dat ik een bijlage moet meesturen, maar mijn kantoor is deelnemer High Trust. Is dat nodig?

De huidige afspraken die u met de Raad heeft gemaakt over High Trust, gelden ook bij gebruik van Mijn RvR. Door op het laatste tabblad ‘Bijlagen’ de optie 'n.v.t. in verband met High Trust' aan te vinken, kunt u het formulier gewoon versturen.

Een uitzondering hierop geldt voor stukken die betrekking hebben op de financiële situatie van uw cliënt, zoals Peiljaarverlegging en Resultaatsbeoordeling. Hiervan moet u wel de relevante bijlagen meesturen.

Algemeen

Tijdens het invullen van een aanvraag werd ik onderbroken. Toen ik na de onderbreking verder wilde gaan, stond er dat ik niet meer was ingelogd. Waarom is dat? En waar is mijn aanvraag?

Uit veiligheidsoverwegingen verloopt een sessie in Mijn RvR na 20 minuten zonder activiteit. Het systeem heeft u daarom uitgelogd. Let op: er wordt niet automatisch een concept van uw aanvraag opgeslagen. Uw aanvraag gaat in dit geval verloren. Wij raden u aan uw concept tussentijds op te slaan.

Ik heb een aanvraag ingediend, maar die is niet meer te zien op de startpagina. Hoe vind ik mijn aanvraag terug?

Zodra de Raad een aanvraag registreert is deze niet meer te zien via de startpagina onder ‘In afwachting van behandeling’, maar via de menuknop 'In behandeling'. U kunt ook zoeken via ‘Zoek webdossier’ op kenmerken van uw cliënt, zoals (het eerste deel van) de achternaam of het Burgerservicenummer.

Als u de aanvraag niet kunt vinden, heeft u mogelijk een verkeerd formulier gebruikt. Het duurt dan even voordat de aanvraag bij de Raad in het juiste proces terechtkomt. Probeert u het later nog eens. Neem eventueel contact op met de helpdesk Mijn RvR om dit te bespreken.

Mijn ingediende aanvraag staat niet meer op de startpagina van Mijn RvR. Hoe zie ik wanneer de Raad voor Rechtsbijstand een besluit heeft genomen?

Zodra u de aanvraag heeft verstuurd, wordt deze geregistreerd. De aanvraag staat dan korte tijd onder ‘In afwachting van behandeling’. Zodra de aanvraag via Mijn RvR is geregistreerd, kunt u deze vinden onder ‘In behandeling’. Hier ziet u ook meteen het toevoegkenmerk dat aan de aanvraag is gekoppeld. Zodra de Raad een besluit heeft genomen, ontvangt u een email-notificatie en staat de aanvraag bij ‘Eindbesluiten’.

Mijn ingediende aanvraag is nog niet in behandeling genomen. Waarom niet?

Dit kan meerdere oorzaken hebben:

  • In een aanvraag toevoeging heeft u mogelijk een onjuiste combinatie van persoonsgegevens verstrekt. Deze gegevens worden bij de geautomatiseerde registratie vergeleken met de klantendatabase van de Raad. Wijken de nieuwe gegevens af? Dan is registratie niet altijd mogelijk.
  • Ditzelfde gebeurt soms met een combinatie van postcode en huisnummer die afwijkt van de tabellen die de Raad gebruikt. Uiteraard lossen we dit zo spoedig mogelijk op, om uw aanvraag te kunnen behandelen.
  • Een technische storing. Zodra uw aanvraag in behandeling wordt genomen verschijnt deze in het overzicht 'In behandeling', te vinden via de gelijknamige menuknop op de startpagina.


Gaat het om een aanvraag vergoeding? Dan is er eerder al eens een aanvraag ingediend en mogelijk ook een beslissing genomen. Hetzelfde proces kan niet nogmaals plaatsvinden. Mogelijk wilde u een mutatie van de eerdere beslissing vragen? Of heeft u over het hoofd gezien dat u al eerder een verzoek heeft ingediend?

Neem in geval van twijfel contact op met de helpdesk Mijn RvR. Een probleem in de afhandeling van uw aanvraag lossen we graag zo spoedig mogelijk op.

Ik heb een aanvraag vergoeding (forfait) ingediend, samen met een aanvraag toekennen extra uren. Nu is de aanvraag vergoeding niet meer te vinden in het webdossier. Hoe kan dat?

Op uw aanvraag vergoeding volgt pas een beslissing nadat er extra uren zijn behandeld. Tot dat moment 'verdwijnt' uw aanvraag vergoeding naar de achtergrond. Twijfelt u of wij de aanvraag vergoeding wel hebben ontvangen? Neem dan telefonisch contact op met de helpdesk extra uren.

Kan ik alleen digitaal een aanvraag vergoeding versturen als ik de aanvraag toevoeging via Mijn RvR heb ingediend?

U kunt alleen toevoegingen via Mijn RvR declareren die op uw naam staan en die zijn aangevraagd op of na 1 januari 2000 (en vallen onder Bvr 2000). Zie ook Handleiding Mijn RvR.

Uitgezonderd zijn de Lichte Advies Toevoeging (vanwege de automatische vergoeding), de Mediationtoevoeging en oude asieltoevoegingen met zaakcategorie V050. Toevoegingen die op last van de rechtbank zijn afgegeven, kunt u wel via Mijn RvR declareren.

Krijg ik ook nog een beslissing op papier als ik via Mijn RvR een aanvraag indien?

Vanaf 22 augustus 2014 ziet u uw eindbesluit of verzoek om gegevens uitsluitend in Mijn RvR. De Raad stuurt u ter attentie een e-mail waarin staat dat er een bericht in Mijn RvR voor u klaarstaat. U ontvangt de beslissing vanaf dan niet meer per post.

Gebruikt u Mijn RvR nog niet, maar krijgt u wel ambtshalve toevoegingen? Dan sturen wij u de lasten tot toevoeging en lasten tot mutatietoevoeging per post toe. De Raad maakt echter geen klantexemplaar voor ambtshalve toevoegingen meer aan. Wij sturen deze niet meer aan u toe.

Als ik een document tussentijds opsla als concept, sluit het automatisch. Waarom is dat?

‘Opslaan als concept’ in Mijn RvR werkt anders dan bijvoorbeeld in een tekstverwerkingsprogramma. Het is bedoeld om het document op te slaan zodat u er op een ander moment aan verder kunt werken of het kunt versturen. Het opgeslagen concept is terug te vinden op de startpagina.

Werkt u weer verder aan de aanvraag, dan is het eerder opgeslagen concept automatisch verwijderd. Wilt u opnieuw stoppen met verder werken aan deze aanvraag? Kies dan opnieuw voor 'Opslaan als concept' om te voorkomen dat uw aanvraag wordt verwijderd.

Ik werk met Basenet of een soortgelijk systeem dat documenten online opslaat. Hoe kan ik nu mijn bijlagen uploaden?

In Basenet worden uw documenten direct online opgeslagen en gekoppeld aan dossiers. Deze dossiers zijn echter niet bereikbaar vanuit Mijn RvR, omdat er geen koppeling bestaat tussen de locatie waar Basenet de bestanden opslaat en Mijn RvR.

Probeer in dit geval of u het document (tijdelijk) kunt opslaan op een usb-stick of de harde schijf van uw computer. Het is namelijk wel mogelijk om bestanden vanaf deze locaties te selecteren en vervolgens te uploaden naar Mijn RvR.

Ik heb de verzendbevestiging geprint, maar nog steeds niets vernomen op mijn aanvraag. Kunt u nagaan waar mijn aanvraag is, aan de hand van dit nummer?

Helaas is dit niet mogelijk. Het nummer in de verzendbevestiging is geen registratienummer. Het is slechts de bevestiging dat de verzending goed is verlopen. Wij kunnen geen gegevens zoeken op basis van dit nummer.  Als er sprake is van een structurele fout bij het verzenden naar de Raad, dan is het nuttig om de kenmerken te noteren voor onderzoek.