Reactie op uw aanvraag

Het afgelopen jaar werd de tijd waarbinnen u een reactie op uw aanvraag voor een toevoeging of declaratie kreeg, steeds korter. De laatste weken duurt dit helaas wat langer. We leggen uit hoe dit komt.

Wanneer u een aanvraag volledig aanlevert, streven wij om binnen tien werkdagen u een antwoord te geven. De reactietijden verschillen per regiokantoor, maar gemiddeld is het nu 15 werkdagen. In Leeuwarden en Arnhem krijgt u gemiddeld iets eerder een reactie dan in Den Haag en Amsterdam. De aanvragen voor declaraties laten eenzelfde beeld zien. We werken er aan om de tijden in te korten.

Dienstverlening
De Raad is op meerdere vlakken bezig de dienstverlening aan u te verbeteren. We digitaliseren onze interne werkprocessen om het daarna mogelijk te maken dat u uw aanvragen via een webportaal kunt invoeren. We vereenvoudigen de aanvraagprocedure voor kantoren waarmee we een High Trust samenwerking aangaan. En er wordt geïnvesteerd in nieuwe werkwijzen zoals bellen bij afwijzingen of bezwaar. De optelsom van verbeteringen ging heel goed tot de zomer. Nu zit het tegen.

Oorzaken
De belangrijkste oorzaak van deze ongewenste ontwikkeling is dat het invoeren van de digitalisering meer inwerktijd voor onze medewerkers kost dan verwacht. Ook hebben we nogal wat technische storingen die voor verlies van productietijd zorgen. Het investeren in de nieuwe werkwijzen en het bezoeken van de High Trust kantoren kost extra tijd. We proberen de oude en nieuwe werkwijze te combineren om u zo snel mogelijk van dienst te kunnen zijn. Intussen is de formatie gekrompen vanwege de efficiencykorting die tussen 2007 en is 2011 gerealiseerd.

Verbetering
Op drie wijzen verwachten we de komende maanden verbeteringen:

• Steeds meer medewerkers zijn goed ingewerkt op de digitalisering en er wordt met z’n allen aan gewerkt om de storingen op te lossen.
• We hopen daarnaast ook binnenkort een herstart te kunnen maken met een proef voor het webportaal. Zie ook artikel ‘Alle post van de Raad op wit papier'. De invoering van het webportaal betekent echt een tijdwinst voor u. De digitalisering van onze interne processen is een eerste stap om daartoe te komen.
• De invoering van de nieuwe administratieve werkwijze ‘High Trust’ verloopt zeer voorspoedig. Zie ook artikel ‘Samenwerken op basis van High Trust’.

U kunt ons helpen
Ongeveer 15 % van de aanvragen die wij ontvangen worden onvolledig aangeleverd. Dit betekent voor ons extra werk en zorgt voor u voor vertragingen. De tijd voordat wij een beslissing hebben kunnen nemen over uw aanvraag ligt bij onvolledig aangeleverde aanvragen al gauw een week hoger. Voor de zomer ontving iedere advocaat bureaustandaarden met daarop een korte, overzichtelijke handleiding voor het aanvragen van een toevoeging en het aanvragen van een vergoeding. Wij vragen u hier gebruik van te maken. Stuur uw declaratie ook zodra dit kan aan ons op, dit voorkomt ophoping aan het eind van een betalingsperiode.

Meer informatie
Zie ook de artikelen ‘Alle post van de Raad op wit papier’ over de digitalisering bij de Raad en ‘Samenwerking op basis van High Trust’.