Reviewteam High Trust presenteert onderzoeksresultaten

23 augustus 2017

Op 9 november 2016 ging een reviewteam, samengesteld vanuit de gelederen van de Rijksbrede Benchmark Groep (RBB), aan de slag, om de High Trust-werkwijze van de Raad te evalueren. Dit gebeurde op initiatief van de Raad. Na de invoering van High Trust in 2009 vond de directie het tijd om deze onafhankelijke externe groep van experts de werkwijze onder de loep te laten nemen. Het reviewteam heeft zijn opdracht inmiddels klaar en de onderzoeksresultaten zijn gepresenteerd. U leest meer over de uitkomsten in dit artikel.

De Raad heeft vanaf 2009 de High Trust-werkwijze ontwikkeld. Sinds die tijd is er met ca. 2300 advocatenkantoren een High Trust-overeenkomst gesloten en zijn er diverse instrumenten ontwikkeld die eraan moeten bijdragen dat de advocaat zelf een goede beoordeling kan maken van de toevoegwaardigheid en de declaratie van een zaak. Dat moet zorgen voor lastenverlichting en dat de uitvoering van de Wet op de rechtsbijstand binnen de door het ministerie van Veiligheid en Justitie gestelde eisen van rechtmatigheid voldoet. De Raad vond het tijd voor een review.

De opdracht

De opdracht aan het team reviewers was het uitvoeren van een evaluatie van de huidige High Trust-werkwijze. De focus moest daarbij vooral liggen op beoordeling van de rechtmatigheid, de voordelen van de High Trust-samenwerking, de ondersteunende High Trust-instrumenten zoals Kenniswijzer en op het functioneren van de maatregelen die gericht zijn op het voorkomen van misbruik en fraude. Daarnaast is de werking van de High Trust bekeken in relatie tot de toekomst en het rapport Wolfsen.

De uitvoering

Het reviewteam heeft gesproken met directie en medewerkers van de Raad en schriftelijk onderzoek gedaan. Naast dit interne onderzoek is ook gesproken met High Trust- en niet High Trust-kantoren, vertegenwoordigers van de Orde van Advocaten en het ministerie van Veiligheid en Justitie.

Het team van reviewers

Het reviewteam bestond uit functionarissen van uitvoeringsorganisaties uit de Rijksbrede Benchmark Groep (RBB), een samenwerkingsverband van 38 organisaties uit de publieke sector. In het dagelijks leven binnen hun eigen organisatie zijn zij werkzaam in de bedrijfsvoering, accountancy en/of control. Het team stond onder leiding van mevrouw Kelly Engbrocks, Manager Centrale Staf en Ondersteuning bij SVB. De andere leden waren:
• Harrie de Blécourt, Auditmanager bij Ministerie van Financiën bij Auditdienst Rijk
• Jacqueline Wijnands, Accountant / Auditer bij Belastingdienst
• Wijnand van der Waarden, Senior Adviseur Bedrijfsvoering bij DUO
• Marcel de Krosse, Strategisch Adviseur Raad van Bestuur bij CIZ

Het team werd vanuit de Raad ondersteund door Everdine Coumans. Frits Haarlemmer was gedelegeerd opdrachtgever.

Op onderstaande foto v.l.n.r Frits, Kelly, Wijnand, Harrie, Marcel, Jacqueline en Everdine.

 

 

 

 

 

De onderzoeksresultaten en conclusies

Het reviewteam constateert dat High Trust succesvol is ingevoerd. Deze manier van werken, waarbij ‘compliance’ centraal staat, is het met de juiste ondersteuning door advocaten zelf laten beoordelen van de toevoegwaardigheid van aanvragen en van de declaraties. Deze werkwijze is eigenlijk de normale werkwijze geworden.

Klanttevredenheid

Het reviewteam concludeert dat het nu tijd is voor procesverbeteringen, waarbij accenten worden gelegd op de zogenaamde ‘hard en soft controls’ en onder meer een verbetering van de digitale ondersteuning en integrale informatievoorziening van de bedrijfsvoering.

Verdere aanbevelingen

Het aantal posten (dossiers) dat in de High Trust-steekproef systematisch gecontroleerd wordt, zou heroverwogen moeten worden, aldus het reviewteam. Daarnaast adviseert het team de bevindingen uit de controles in één systeem te verzamelen. De instrumenten die de High Trust-advocaat ter beschikking staan, zoals Kenniswijzer, moeten ook onder loep worden genomen. Een goede ontsluiting van informatie via de diverse beschikbare kanalen kan helpen bij de zogenaamde kanaalsturing van informatieconsumptie. Inmiddels is een verbeterslag van de zoekfunctie en de vindbaarheid van informatie op Kenniswijzer al in gang gezet en wordt de telefonie-inrichting opnieuw bekeken.
Het reviewteam stelt verder vast dat het aantal ingediende bezwaren is gedaald. Belangrijke factoren hierbij zijn een passende benadering, maar ook de werkwijze waarbij advocaten zelf goed nakijken of zaken toevoegwaardig en declarabel zijn. Deze ontwikkelingen moet uitmonden in uitgangpunten voor beleid en monitoring.

Meer over de conclusies en aanbevelingen

We hebben voor u de resultaten op een rij gezet om een mooi inzicht te geven in de bevindingen van het reviewteam, die in het licht staan van enerzijds samenwerken op basis van vertrouwen en anderzijds het adequaat organiseren en uitvoeren van controles. Hierbij staat het geven van vertrouwen en scheppen van een omgeving waarin nakoming van de regels als vanzelfsprekend volgt, centraal. Deze werkwijze moet volgens het reviewteam dé werkwijze van de Raad worden, het ‘nieuwe normaal’. In het overzicht is ook te lezen wat wij gaan doen met de aanbevelingen en waar we al een verbeterslag aan het doorvoeren zijn.

Meer nieuws

Terug naar nieuwsoverzicht